Privacybeleid

Catalogix is een product van Glintstone Software, een eenmanszaak. Bedrijfsadres: Le Mairekade 77, 1013 CB Amsterdam, Nederland. KvK-nummer: 92388477 · Btw-identificatienummer: NL004951357B48. Publiek contactadres: hello@catalogix.io.

Glintstone Software is de verwerkingsverantwoordelijke voor de in dit privacybeleid beschreven eigen verwerkingen. "Wij", "ons" en "onze" verwijzen naar Glintstone Software.

Glintstone Software ("we", "ons" of "onze") levert software waarmee retailers, groothandels, importeurs en distributeurs leveranciersbestanden kunnen vergelijken, catalogusgegevens kunnen opschonen en gestructureerde productinformatie kunnen exporteren.

Dit privacybeleid legt uit welke informatie we verzamelen, hoe we die gebruiken en welke keuzes je hebt.

1. Waar dit beleid over gaat

Dit beleid geldt voor informatie die wordt verwerkt wanneer je de Catalogix-website bezoekt, een Catalogix-account aanmaakt of gebruikt, leveranciersbestanden uploadt voor vergelijking of verwerking, of contact met ons opneemt voor support of feedback.

2. Informatie die we verzamelen

We kunnen account- en organisatiegegevens verzamelen, zoals je naam, e-mailadres, passwordhash, organisatienaam, instellingen en voorkeuren. We kunnen leveranciers- en catalogusgegevens verwerken, zoals leveranciersnamen, metadata, geüploade CSV- of XLSX-bestanden, daaruit gehaalde productgegevens, veldkoppelingen, reviewitems en exportgeschiedenis. Ook kunnen we e-mails, feedback in de app, supportverzoeken, sessie- en authenticatiegegevens, browser- en apparaatgegevens en basislogboeken voor beveiliging en bedrijfsvoering verwerken.

3. Wat je niet moet uploaden

Catalogix is bedoeld voor product- en catalogusgegevens van leveranciers. Upload geen klant-, order-, personeels- of betaalgegevens, gevoelige persoonsgegevens of gereguleerde of zeer vertrouwelijke persoonlijke informatie. Je moet zelf controleren of je leveranciersbestanden voor je bedrijfsvoering mag gebruiken en delen.

4. Hoe we informatie gebruiken

We gebruiken informatie om Catalogix te leveren en te beheren, leveranciersbestanden te verwerken, catalogusversies te vergelijken en exports te maken, accounttoegang en beveiliging te onderhouden, supportverzoeken te beantwoorden, het product te verbeteren en aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

5. Vertrouwelijkheid van leveranciersbestanden

We behandelen geüploade leveranciersbestanden en afgeleide productgegevens als vertrouwelijke bedrijfsinformatie. We gebruiken bestanden alleen om de service voor het betreffende klantaccount te leveren, te ondersteunen en te verbeteren.

6. Bestandsopslag en bewaartermijnen

De termijnen hieronder zijn kalenderdagen of -maanden. Ruwe leveranciersuploads bewaren we zolang de organisatie actief is. We verwijderen ze op een uitdrukkelijk gebruikersverzoek of uiterlijk 30 dagen na sluiting van de organisatie. Verwerkte catalogusdata, koppelingen en catalogusversies bewaren we zolang de organisatie actief is en gedurende een herstelperiode van 30 dagen na sluiting. Gegenereerde exports bewaren we 30 dagen.

Transactionele mailrecords en bijbehorende webhookevents bewaren we 90 dagen. Bounce- en complaintsuppressierecords bevatten uitsluitend een hash en worden bewaard tot 24 maanden na de laatste relevante gebeurtenis. Checkoutpogingen en growth-events bewaren we 24 maanden. Auditlogs bewaren we 24 maanden; applicatie- en securitylogs 90 dagen. Analytics- en attributiegegevens bewaren we maximaal 13 maanden. Sentry-events bewaren we 30 dagen, uitsluitend wanneer optionele Sentry-monitoring is geconfigureerd.

Back-ups bewaren we maximaal 35 dagen voor zover de betreffende infrastructuur die termijn ondersteunt en dit contractueel is bevestigd; deze termijn betekent niet dat iedere provider dit momenteel aanbiedt of toepast. Facturen en fiscaal relevante billinggegevens bewaren we 7 jaar. Bewijs van acceptatie van de Voorwaarden en het Privacybeleid bewaren we 7 jaar na het einde van de overeenkomst. Records van verwijderjobs bewaren we tot de verwijdering succesvol is afgerond en daarna nog 90 dagen.

Een legal hold is uitsluitend een uitzondering als die uitdrukkelijk is goedgekeurd, beperkt blijft tot de aantoonbaar noodzakelijke gegevens en duur, en auditeerbaar is. Gegevens onder een legal hold worden pas na afloop daarvan verwijderd; daarna geldt het gewone verwijderbeleid.

Je kunt verwijdering aanvragen van daarvoor in aanmerking komende organisatiegegevens via Instellingen of hello@catalogix.io. Deze termijnen verlengen de bewaring voor actieve organisaties niet en doen geen afbreuk aan wettelijke bewaarplichten.

7. Gegevens delen

We verkopen je informatie niet. We kunnen informatie delen met dienstverleners die Catalogix ondersteunen, zoals hosting-, infrastructuur- en e-mailproviders. We kunnen informatie ook verstrekken als de wet dat vereist of als dat redelijkerwijs nodig is om de beveiliging, rechten of integriteit van de service te beschermen.

8. Beveiliging

We gebruiken redelijke technische en organisatorische maatregelen om informatie in Catalogix te beschermen. Geen enkel systeem is volledig veilig en we kunnen geen absolute beveiliging garanderen. Zie de beveiligingspagina voor meer informatie.

9. Je keuzes en rechten

Je kunt contact opnemen om je informatie in te zien, onjuiste informatie te corrigeren, verwijdering van je account of organisatiegegevens te vragen of vragen te stellen over het gebruik van je informatie. Neem contact op via hello@catalogix.io.

10. Cookies en analytics

Catalogix gebruikt cookies of vergelijkbare technologieën die nodig zijn voor de service, sessies, beveiliging en functionaliteit. Met je uitdrukkelijke toestemming kan lokale opslag basisanalytics verzamelen, zoals paginaweergaven en algemene herkomstinformatie. We gebruiken geen device fingerprinting en slaan geen ruwe IP-adressen op. Zie het cookiebeleid voor details.

11. Diensten van derden

Replit verzorgt applicatiehosting en Replit App Storage, dat Google Cloud Storage (GCS) gebruikt voor private bestanden. Resend wordt uitsluitend als transactionele mailprovider gebruikt wanneer transactionele verzending is geactiveerd en geconfigureerd. Zoho wordt gebruikt voor de zakelijke mailbox en reply-to-correspondentie voor zover die mailbox daadwerkelijk wordt gebruikt. Stripe verwerkt billing alleen wanneer billing is ingeschakeld en wordt gebruikt. Sentry is een optionele monitoringprovider en ontvangt monitoringgegevens alleen als die is geconfigureerd. Providers en gegevensstromen kunnen veranderen; gebruik is beperkt tot wat voor de betreffende dienst nodig is. Providerlocatie, contractvoorwaarden en doorgiftewaarborgen moeten worden gecontroleerd aan de hand van de actuele providerafspraken; dit beleid belooft geen specifieke regio of certificering.

12. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit privacybeleid wijzigen. Bij materiële wijzigingen passen we de ingangsdatum op deze pagina aan.

13. Contact

Vragen over dit privacybeleid kun je sturen naar hello@catalogix.io.