Leveranciersprijslijsten vergelijken op artikelnummer

1. Controleer de prijsbasis zelf

Een prijsvergelijking zegt alleen iets als beide bestanden hetzelfde beschrijven. Open daarom eerst beide bestanden en controleer aan de hand van de begeleidende mail of de voorwaarden van de leverancier:

• Eenheid en verpakking: per stuk, per doos, per rol of per omdoos.
• Valuta, en of die in elke regel hetzelfde is.
• Of prijzen inclusief of exclusief btw zijn, en of er al een handelskorting is verwerkt.

De voorbeeldbestanden noemen EUR in de kolomnaam en de kolom Valuta, maar vermelden geen btw-behandeling of verpakkingsbasis. Dat kun je dus niet uit de gegevens afleiden. Excel en Catalogix herkennen of herrekenen eenheden, verpakkingen of btw niet voor je. Is de basis veranderd? Los dat dan eerst op.

2. Importeer beide bestanden in Excel

Deze stappen gelden voor actuele Excel-versies (Microsoft 365, Excel 2021 of Excel 2024). Als je een CSV opent door erop te dubbelklikken, zet Excel waarden automatisch om. Daarbij kunnen voorloopnullen verdwijnen of codes veranderen. Importeer daarom:

1. Kies in een nieuwe werkmap Data > Van tekst/CSV en selecteer het vorige bestand.
2. Kies Gegevens transformeren. Verwijder in Power Query de automatisch toegevoegde stap Gewijzigd type en zet daarna de kolom SKU op Tekst. Zo blijven voorloopnullen, spaties en hoofdletters exact behouden.
3. De prijzen in de voorbeeldbestanden gebruiken een decimale punt, ook in de Nederlandse versie. Kies voor Inkoopprijs_EUR daarom Type wijzigen > Met landinstelling, met Decimaal getal en Engels (Verenigd Koninkrijk), zodat 20.00 als twintig euro wordt gelezen.
4. Laad de gegevens naar een blad en noem dat Vorige. Herhaal dit voor het nieuwe bestand op een blad met de naam Nieuw.

Laat de oorspronkelijke kolommen in A:E staan: SKU, Productnaam, Categorie, Inkoopprijs_EUR, Valuta. De kopteksten staan in rij 1. Met de voorbeeldbestanden lopen de gegevens van Vorige!A2:A51 (50 regels) en Nieuw!A2:A52 (51 regels). Laadt Excel een tabel, zet die dan om naar een gewoon bereik zodat de formules hieronder werken zoals ze er staan.

3. Controleer artikelnummers en prijzen op beide bladen

Zet in rij 1 de kopteksten F Artikelnummercontrole en G Gecontroleerde prijs op beide bladen. Voer de formule in rij 2 in en kopieer door tot rij 51 op Vorige en rij 52 op Nieuw. De artikelnummercontrole gebruikt GELIJK binnen SOMPRODUCT. GELIJK is hoofdlettergevoelig, dus lege cellen, niet-tekstwaarden en dubbele nummers vallen op.

=ALS(OF(NIET(ISTEKST(A2));A2="");"Artikelnummer controleren";ALS(SOMPRODUCT(--GELIJK(A2;$A$2:$A$51))>1;"Dubbel artikelnummer";"OK"))

=ALS(OF(NIET(ISTEKST(A2));A2="");"Artikelnummer controleren";ALS(SOMPRODUCT(--GELIJK(A2;$A$2:$A$52))>1;"Dubbel artikelnummer";"OK"))

=ALS(ISGETAL(D2);ALS(D2>=0;D2;"Prijs controleren");"Prijs controleren")

Los elk "Dubbel artikelnummer" en "Artikelnummer controleren" op voordat je gaat vergelijken. De zoekformule in de volgende stap geeft alleen de eerste overeenkomst terug, dus een dubbel nummer verbergt ongemerkt de tweede regel. De gecontroleerde prijs geeft "Prijs controleren" bij lege, tekstuele, ongeldige of negatieve invoer. Een prijs van 0 is toegestaan. Vul lege prijzen niet aan met 0 en verpak formules niet in ALS.FOUT(...;0): dan wordt ontbrekende informatie een nepprijs.

4. Vergelijk prijzen op het blad Nieuw

Zet op Nieuw de kopteksten H Oude prijs, I Status, J Prijsverschil en K Procentueel verschil. Voer de formules in rij 2 in en kopieer door tot rij 52. De oude prijs gebruikt X.ZOEKEN met GELIJK en vergelijkingsmodus 0, zodat het koppelen hoofdlettergevoelig blijft.

=X.ZOEKEN(WAAR();GELIJK(A2;Vorige!$A$2:$A$51);Vorige!$G$2:$G$51;"Niet in vorige lijst";0)

=ALS(NIET(ISGETAL(G2));"Prijs controleren";ALS(H2="Niet in vorige lijst";"Nieuw in dit bestand";ALS(NIET(ISGETAL(H2));"Prijs controleren";ALS(G2>H2;"Prijsstijging";ALS(G2<H2;"Prijsdaling";"Ongewijzigde prijs")))))

=ALS(EN(ISGETAL(G2);ISGETAL(H2));G2-H2;"")

=ALS(EN(ISGETAL(G2);ISGETAL(H2));ALS(H2=0;"Niet gedefinieerd";(G2-H2)/H2);"")

Geef kolom K de opmaak Percentage met twee decimalen. De formule levert al een fractie op, dus vermenigvuldig niet met 100. Was de oude prijs 0, dan is een procentuele verandering niet te berekenen en toont de formule "Niet gedefinieerd".

5. Vind regels die in het nieuwe bestand ontbreken

Zet op Vorige de koptekst H Controle nieuwe lijst, voer de formule in rij 2 in en kopieer door tot rij 51.

=ALS(SOMPRODUCT(--GELIJK(A2;Nieuw!$A$2:$A$52))=0;"Ontbreekt in nieuw bestand";"Aanwezig")

"Nieuw in dit bestand" en "Ontbreekt in nieuw bestand" zeggen alleen iets over welk bestand de regel bevat. Een ontbrekende regel betekent niet automatisch dat het product uit het assortiment is, en mag niet automatisch worden verwijderd. Een nieuwe en een ontbrekende regel kunnen hetzelfde product zijn onder een gewijzigd of opnieuw toegewezen artikelnummer: controleer zulke paren met de omzettabel van de leverancier, of vraag het na.

6. Optioneel: controlecodes voor bijna-gelijke artikelnummers

Artikelnummers verschillen soms alleen in hoofdletters, losse spaties of harde spaties (TEKEN(160)). Een genormaliseerde controlecode maakt die zichtbaar. Zet op beide bladen L Controlecode en M Aantal vergelijkbare codes, en kopieer door tot rij 51 (Vorige) of 52 (Nieuw).

=HOOFDLETTERS(SPATIES.WISSEN(SUBSTITUEREN(A2;TEKEN(160);" ")))

=SOMPRODUCT(--($L$2:$L$51=L2))

=SOMPRODUCT(--($L$2:$L$52=L2))

Uitgewerkt voorbeeld met de voorbeeldbestanden

De voorbeeldbestanden bevatten fictieve kantoorartikelen van één leverancier: een kleine oefenset, geen praktijkcijfers. Met de stappen hierboven krijg je deze resultaten:

Regels vorige lijst

50

Regels nieuwe lijst

51

Prijsstijgingen

5

Prijsdalingen

1

Nieuw in dit bestand

2

Ontbreekt in nieuw bestand

1

Ongewijzigde prijs

43

Prijzen in EUR, zoals vermeld in beide voorbeeldbestanden; btw en verpakkingsbasis zijn niet aangegeven. "Niet van toepassing" betekent dat de regel maar in één bestand voorkomt.

Oudere Excel-versies

X.ZOEKEN bestaat niet in Excel 2016 en 2019. Daar kun je in Nieuw!H2 (doorvoeren tot H52) VERT.ZOEKEN gebruiken. Die formule geeft kolom 7 terug (de gecontroleerde prijs in G), met exacte overeenkomst (ONWAAR()) en ALS.NB voor regels die niet in de vorige lijst staan:

=ALS.NB(VERT.ZOEKEN(A2;Vorige!$A$2:$G$51;7;ONWAAR());"Niet in vorige lijst")

Wanneer Excel volstaat, en wanneer Catalogix

Voor een kleine, schone update die af en toe binnenkomt, is de werkmap hierboven genoeg. Sturen dezelfde leveranciers steeds nieuwe versies, dan wordt het telkens opnieuw opbouwen van kolommen en bereiken zelf het werk. Catalogix bewaart per leverancier een veldtoewijzing en zet een beoordelingsstap tussen versies:

1. Voeg de leverancier toe.
2. Upload de vorige CSV of XLSX, wijs de velden toe en kies het artikelnummer van de leverancier als productsleutel.
3. Upload de nieuwe versie van dezelfde leverancier.
4. Beoordeel stijgingen, dalingen, nieuwe en ontbrekende regels.
5. Exporteer een CSV voor je eigen importproces.

Catalogix vergelijkt versies van één leverancier tegelijk; het leest geen pdf's, koppelt niet over leveranciers heen en synchroniseert niet met een ERP. Bekijk de voorbeeldworkflow of vergelijk de abonnementen.